De acordo
com Rousseau e Couture, as funções arquivísticas são: PRODUÇÃO, AVALIAÇÃO,
AQUISIÇÃO, CONSERVAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, DESCRIÇÃO E DIFUSÃO.
Definição:
PRODUÇÃO: é
a criação do documento arquivístico dentro da instituição. É necessário evitar
a criação desnecessária de documentos para que não haja documentos com
informações irrelevantes ocupando espaço no arquivo.
Não é
porque um documento será digital que as pessoas e instituições podem criar
quaisquer documentos e irem guardando em suas máquinas e servidores de forma
sem se pensar num fim para esse documento. Como os documentos físicos, os
documentos digitais devem ser produzidos com um objetivo a ser cumprido, para
não se guardar um documento irrelevante.
AVALIAÇÃO: é
o processo de se analisar o valor do documento para o interesse da instituição,
definindo os prazos de guarda e a destinação do documento ao fim do prazo.
É
preciso valorar o documento mesmo em suportes digitais, pois ele também ocupam
espaço, mesmo que não seja tangível, ele pode ocupar espaço em um servidor, por
exemplo. E como com os documentos físicos, isso pode gerar economia financeira
para as instituições.
AQUISIÇÃO:
CONSERVAÇÃO:
procedimentos que asseguram a proteção física dos documentos contra agentes de
destruição
Com os
documentos digitais, as pessoas devem estar sempre atentas aos suportes, pois
os mesmos com o passar do tempo podem se tornar obsoletos e as novas
tecnologias podem atropelar os meios que existem de abrir um documento digital.
CLASSIFICAÇÃO: processo separar os documentos
de acordo com sua função. Cada série documental tem uma função diferente, então
utiliza-se o plano de classificação para separar os de diferentes funções e
agrupar os de mesma função.
É
preciso classificar os documentos digitais afim de não se tornar uma bagunça em
meio computacional, impossibilitando uma localização futura.
DESCRIÇÃO:
processo que viabiliza a busca e localização dos documentos.
Com uma boa
indexação, por exemplo, é infinatamente mais fácil de se localizar um
documento, tanto fisicamente quanto digital. Essa ação é indispensável para uma
rápida localização e acesso dos docuementos.
DIFUSÃO:
procedimento disseminação dos documentos. Seria o acesso dos usuários aos
documentos procurados. É o fim principal do arquivo, porém ele só funciona de
maneira eficiente se as outras funções forem efetuadas com sucesso.
A difusão de documentos digitais
é muito mais rápida e fácil do que a de documentos físicos. Com a globalização
de hoje, é possível divulgar um documento em poucos minutos pela internet. Isso
pode ter consequências boas ou ruins.
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