Comparando Forma Documental

Falando em forma dos documentos, Bellotto tem a visão de que forma é um elemento extrínseco de um documento, assim como o espaço, volume, quantidade, suporte, formato, gênero. Ela vê a forma como o estágio de preparação e transmissão de um documento, por exemplo: minuta, cópia, rascunho, original.

Já Duranti defende a forma como o complexo de regras de representação usadas para transmitir uma mensagem, isto é, como o conjunto de características de um documento que pode ser separado da determinação dos temas particulares. Ela divide a forma em duas partes: forma física e intelectual. A primeira seria o revestimento externo do documento e a segunda seria a articulação interna. 

O grupo chegou à conclusão que o conceito de forma defendida por Bellotto é a mais adotada, por ter uma maneira mais objetiva de aplicação e compreensão. 

Quanto ao documento escolhido pelo grupo na atividade “Fixando o Conteúdo” a forma documental seria original múltiplo, porém no âmbito do arquivo teria apenas um documento a ser reconhecido como original, pois precisaria de somente um para provar a divulgação e guarda no centro de memória institucional.

Fixando o conteúdo - Atv individual

Yago Werner - 100127771

Para garantir a autenticidade do documento é necessário observar todos os elementos estipulados para que esse documento seja reconhecido e autêntico. No caso do microfilme, as perfurações no início o no fim do filme se trata de um elemento que firma autenticidade, mas é necessário observar outros pontos também. As características do documento original também recaem na autenticidade.

A microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados é autorizada no Brasil pela Lei 5.433. Essa lei permite a eliminação do documento microfilmado, (com exceção de documentos históricos) o que não pode ocorrer com os documentos digitalizados atualmente. Com a digitalização de documentos não se pode eliminar o original e ficar somente com a cópia digital.

A Lei 5.433, no Art 3º § 2º diz o seguinte: “O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem realizada por aquêles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos, em juízo ou fora dêle, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões originárias.”

Ou seja... existe um decreto que determina os cartórios e órgãos que podem realizar a microfilmagem de documentos particulares. E esse decreto também determina os requisitos que a microfilmagem devem preencher para serem autenticadas, a fim de produzirem efeitos jurídicos.

Atividade Individual

Douglas Mendes Zica de Oliveira 10/0098851

Duranti não aborda especificadamente em seu texto, capítulo 1, a autenticidade de “documentos microfilmados” em si, aborda a autenticidade fazendo um aparato do assunto utilizando o emprego de “documentos” de um modo geral, que características podem conter em um documento para que este seja autêntico; Segundo Duranti para que um documento seja autêntico ele deve conter todos os elementos que foram estipulados para que confira a sua autenticidade, ou seja, tudo dependerá da legislação vigente no país, órgão, etc., a normatização que confere autenticidade a um documento microfilmado depende do local que a utiliza e confere fé pública ao documento neste tipo de suporte. O mais importante quando falamos de autenticidade de documentos é que ao ser microfilmado o mesmo tenha as mesmas características do original, exatamente como é.

Em nosso país, a prática de microfilmagem esta regularizada por lei, e seu conteúdo garante o mesmo efeito legal que o original, ou seja, é tido como autêntico, de acordo com a lei Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968, desde que tenham sido obtidos diretamente do original e outras estipulações tidas na referida lei.

Fixando o Conteúdo

Olá pessoal!

Bom, na atividade desta semana, Fixando o Conteúdo, deveríamos selecionar conjuntos de documentos da MCEByte para projeto de mudança de suporte, então vamos lá!

Conjunto: Panfleto para divulgação de viagem 

Após o grande sucesso com as viagens virtuais a MCEByte necessitou aumentar o seu campo de divulgação das mesmas e nada melhor do que a internet, houve a  mudança do suporte "papel" para o "digital", esta mudança favoreceu significativamente a procura pelo serviço. Ao invés de gastar bastante dinheiro e uma grande quantidade de papel para divulgação na rua, o emprego da digitalização dos panfletos e sua respectiva divulgação garantiram com que o público interessado aumentasse por atingir tanto clientes reais quanto potenciais, além de não trazer danos ao meio ambiente.

Vantagens da troca de suporte: 

• Aumento dos clientes;
• Rapidez de acesso às propagandas;
• Adquire proporções mundiais por não ser um meio físico, a imagem é disponibilizada em redes;
• Diminuição da poluição pela mudança de suporte;
• Maior Custo benefício, em média eram impressos um papel por pessoa, no suporte digital, milhares de pessoas podem ser atingidas com uma só publicação, dependendo do local;
• Agilidade de comunicação e interação entre cliente e empresa.
  
  
  
  

As funções arquivísticas e sua relação com os documentos digitais

 

Olá pessoas,

 

E essa semana tem uma atividade individual bem interessante, deve-se dar a definição de cada uma das funções arquivísticas e argumentar como elas vão se relacionar com os documentos arquivísticos digitais.

 

Mas quais seriam as funções arquivísticas?

 

“A arquivologia esta ligada diretamente as funções de: produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão dos documentos arquivísticos”

(Rousseau & Couture, 1998, p.265)

Com essa definição das funções arquivísticas dada por Rousseau & Couture, vamos a definição de cada uma...

• Produção:

"Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite; o papel do arquivista é de conselheiro, de consultor ao produtor do documento por meio da elaboração de manuais de produção de documentos; a execução adequada desta função demanda um conhecimento profundo da instituição, seus objetivos e missão, as tecnologias disponíveis e os tipos de documentos adequados ao exercício do negócio da instituição." (SANTOS, 2008:178)

 

• Avaliação:

"Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos."

(Dicionário de Terminologia Arquivística, 2005)

 

• Aquisição:

"Contempla a entrada de documentos nos arquivos correntes, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento de acervo; cabe ao arquivista estabelecer as regras e procedimentos para assegurar que o acervo recebido é completo, confiável e autêntico e, desta forma, lhe conferir o máximo de credibilidade como evidência, testemunha do contexto de sua criação e fonte de informação; esta função, mais evidente nos arquivos permanentes [...]" (SANTOS, 2008:179)

• Conservação:

"É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos(higienização, reparos e acondicionamento)." (Coleção Como Fazer 5)

 

• Classificação:

"1 - Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.

2 -  Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos.

3 -  Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança."

(Dicionário de Terminologia Arquivística, 2005)

• Descrição:

"Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa."

(Dicionário de Terminologia Arquivística, 2005)

 

• Difusão:

Essa função arquivística está relacionada no que se diz respeito ao acesso a informação, ou seja uma maior proximidade dos usuários ao acervo de uma instituição, onde o objetivo maior é que a informação da instituição seja pública e de fácil acesso.

 

Acredito que todas as funções arquivísticas citadas acima vão se relacionar com os documentos arquivísticos digitais da mesma forma como qualquer documento arquivístico, claro que com o diferencial e as limitações por ser um documento digital e não em meios físicos.
- Produção deve ser da mesma forma, com o maior rigor possível e abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite;
- Avaliação deverá ser igual pois é preciso estabelecer os prazos de guarda para tais documentos;
- Aquisição vai continuar também da mesma forma, pois a entrada de documentos ainda vai permanecer;
- Conservação também deverá ser feita, pois isso vai manter o documento digital de possíveis danos;
- Classificação deverá essencialmente ser feita, pois é o que mantém a organização dos documentos no acervo, independente se é digital ou não;
- Descrição deve ser feita por facilitar na hora de pesquisar;
- Difusão apesar de algumas limitações também deve ser executada;

Aluna: Danyella Cristina Araújo Monteiro (10/0097952)

 

 

Institucionalizando o MCEByte - Atividade Individual

YAGO WERNER - 100127771

De acordo com Rousseau e Couture, as funções arquivísticas são: PRODUÇÃO, AVALIAÇÃO, AQUISIÇÃO, CONSERVAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, DESCRIÇÃO E DIFUSÃO.

Definição:

PRODUÇÃO: é a criação do documento arquivístico dentro da instituição. É necessário evitar a criação desnecessária de documentos para que não haja documentos com informações irrelevantes ocupando espaço no arquivo.

                Não é porque um documento será digital que as pessoas e instituições podem criar quaisquer documentos e irem guardando em suas máquinas e servidores de forma sem se pensar num fim para esse documento. Como os documentos físicos, os documentos digitais devem ser produzidos com um objetivo a ser cumprido, para não se guardar um documento irrelevante.

AVALIAÇÃO: é o processo de se analisar o valor do documento para o interesse da instituição, definindo os prazos de guarda e a destinação do documento ao fim do prazo.

                É preciso valorar o documento mesmo em suportes digitais, pois ele também ocupam espaço, mesmo que não seja tangível, ele pode ocupar espaço em um servidor, por exemplo. E como com os documentos físicos, isso pode gerar economia financeira para as instituições.

AQUISIÇÃO:

CONSERVAÇÃO: procedimentos que asseguram a proteção física dos documentos contra agentes de destruição

                Com os documentos digitais, as pessoas devem estar sempre atentas aos suportes, pois os mesmos com o passar do tempo podem se tornar obsoletos e as novas tecnologias podem atropelar os meios que existem de abrir um documento digital.

 CLASSIFICAÇÃO: processo separar os documentos de acordo com sua função. Cada série documental tem uma função diferente, então utiliza-se o plano de classificação para separar os de diferentes funções e agrupar os de mesma função.

                É preciso classificar os documentos digitais afim de não se tornar uma bagunça em meio computacional, impossibilitando uma localização futura.

DESCRIÇÃO: processo que viabiliza a busca e localização dos documentos.

Com uma boa indexação, por exemplo, é infinatamente mais fácil de se localizar um documento, tanto fisicamente quanto digital. Essa ação é indispensável para uma rápida localização e acesso dos docuementos.

DIFUSÃO: procedimento disseminação dos documentos. Seria o acesso dos usuários aos documentos procurados. É o fim principal do arquivo, porém ele só funciona de maneira eficiente se as outras funções forem efetuadas com sucesso.

                A difusão de documentos digitais é muito mais rápida e fácil do que a de documentos físicos. Com a globalização de hoje, é possível divulgar um documento em poucos minutos pela internet. Isso pode ter consequências boas ou ruins.